مرحله اول: آنالیز گپ

مرحله دوم: پلن ریزی برای شرکت های بزرگ و کوچک

مرحله سوم: اجرای پلن

مرحله چهارم: ارزیابی کمی و کیفی پلن ها

 

مرحله اول

آنالیز گپ(analysis gap) چیست؟

این نوع آنالیز بررسی نقاط ضعف، امکانات، و روند مطلوب جهت تحقق اهداف سازمان می باشد.

مراحل مختلف آنالیز گپ:

 

1) بررسی شرایط کنونی مجموعه

در اولین قدم بررسی، ذکر این نکته مهم و قابل توجه است که در کدام قسمت های مجموعه یا سازمان احساس ضعف می شود.در این ارزیابی باید کاملا علمی، صادقانه، حرفه ای و دقیق برخورد می شود تا تمامی نقاط ضعف مجموعه عیان شود.

برای مثال یکی از اهداف شرکت این است که از نظر مشتری مداری در میان سایر رقبای خود دارای درصد بالاتری از رضایتنمندی باشد.ولی تیم مربوط به پشتیبانی از مشتری گزارش هایی از نارضایتی مشتریان ارائه می دهد، همچنین میزان فروش محصولات از سایر رقبا کمتر است.سوالی که در اینجا مطرح می شود این است که آیا محصولات کیفیت کافی را دارند؟یا اینکه تیم پشتیبانی از مشتری، آموزش های لازم را دیده اند؟

با توجه به موارد فوق مشخص است که در صورت نبودن آنالیز گپ، عیب سیستم جهت اصلاح مشخص نخواهد شد.

2) مشخص کردن اهداف مجموعه در آینده

بعد از بررسی و ارزیابی عملکرد کنونی سازمان در شرایط فعلی، آنچه در نهایت به صورت آنالیز گپ به کارفرما ارائه می شود پاسخ به دو سوال مهم در زمینه عملکرد و اهداف شرکت می باشد که عبارت است از  اینکه مشکلات و کاستی های مجموعه چه بوده است و راهکارها جهت تحقق اهداف چیست؟

3) پیدا کردن عوامل بازدارنده و ارزیابی راه حل ها 

بعد از بررسی مراحل 1 و 2 در این مرحله عواملی که باعث بروز فاصله میان عملکرد و پتانسیل شرکت شده است مورد بررسی قرار میگیرد .همچنین لازم است راه حل های ارائه شده از منظر کارآمد و موثر بودن مورد بررسی قرار گیرد. بعد از ارائه پلان هایی که توسط تیم مشاوره از ارزیابی گپ ها و امکانات مجموعه به دست آمد، این پلان ها توسط مجموعه مورد بررسی قرار می گیرد و با توجه به تصمیم مدیریت تمام پلان ها یا تعدادی از آن ها تصویب می شود و جهت اجرا پس از جلسه با تیم مشاور در سیستم جاری میگردد.

مرحله دوم

بعد از تصویب شدن پلان ها، تیم مشاوره طی بازه زمانی مشخص متعهد میشود که پلان ها را در چارچوب الگوی استاندارد پیاده سازی کند.

پلان ها با توجه به وسعت شرکت طرح ریزی می شوند با توجه به این موضوع هرچه شرکت وسیع تر باشد پلان های اولیه ای که طراحی میکنیم باید خلاقیت کمتری داشته باشد، چون شرکت آنقدر گسترده است که بتوان از بخش های مختلف پلن های قابل اجرا را استخراج نمود.

در شرکت های بزرگ قدم اول بهبود و ارتقاء بخش های مختلف است و تا زمانی این روند ادامه پیدا می کند که به سطح اطمینان قابل قبولی برسیم بعد از آن مرحله development یا همان توسعه است.

شرکت های کوچک به دلیل تعداد نفرات کم، اصلاحات ساختاری زمان کمتری را پیدا می گیرد بنابراین قابلیت توسعه شرکت کوچک بیشتر از بزرگ است.به دلیل خام بودن افراد شرکت های کوچک معمولا مباحث آموزشی کاربرد بیشتری دارد، توسعه شرکت های کوچک می تواند جهت و رویکرد یک شرکت را در سال های آینده کاری تغییر دهد.

مرحله سوم

اجرای پلن به دو شکل اصلاح و توسعه امکان پذیر است. در مرحله اصلاح احتیاج به کنترل مدارک، مستندات و داده ها وجود دارد، در اصطلاح باید بازرسی یا پایش صورت بگیرد تا با توجه به اهداف تعیین شده توسط مدیریت شناسایی کارهای نامنطبق آغاز گردد.

در مرحله توسعه باید تسلط بر صنایع و استاندارد های مختلف وجود داشته باشد تا با توجه به نیازهای سازمان بخش هایی به مجموعه در جهت تحقق اهداف آن اضافه شود. هر شرکت یا مجموعه ای بعد از پیاده سازی استانداردها جهت استقرار آن نیاز به تامین و نگهداری دارد لذا مشاور باید طبق زمان بندی مشخص، بخش تامین و نگهداری را در مرحله اجرای پلن بگنجاند.

مرحله چهارم

ارزیابی کمی و کیفی پلان

بعد از اجرای پلان در یک زمان مشخص دو هفته ای تا یک ماه، پلان اجرا شده مورد ارزیابی قرار میگیرد تا نقاط ضعف آن مشخص و اصلاح شود. بعد از اصلاح نقاط ضعف پلان سیستم جاری میشود. حین  اجرای پلان”سیستم” باید مورد ارزیابی کمی و کیفی قرار بگیرد.

جهت مشاوره در این زمینه با شماره های زیر تماس حاصل نمایید

 شماره واتساپ: 09368808672                   شماره تماس: 86023873 -021     40881249 -021                    شماره فکس:86023873  -021   

آدرس ایمیل: standardazma@gmail.com

جهت درخواست هرگونه مشاوره لطفا فرم درخواست مشاوره را  پر نمایید، کارشناسان مجموعه در اسرع وقت پاسخگوی شما عزیزان خواهند بود.

فهرست